وظائف و اختیارات معاونت اداری مالی اجرائی

بسمه تعالی

1. تدوین ساختار تشکیلاتی معاونت اداری مالی جهت تصویب در شورای سیاست‌گذاری؛

2. انجام کلیه امور پشتیبانی آموزشی، پژوهشی؛

3. ارائه خدمات مورد نیاز به اساتید، اعضاء هیأت علمی، محققان و دانش‌پژوهان در چارچوب ضوابط؛

4. تنظیم ‌و انعقاد قرارداد با اساتید راهنما، اعضاء هیأت علمی، ناظران تقریرات و رساله‌ها، محققان و دانش‌پژوهان؛

5. تنظیم و انعقاد قرارداد با معاونت‌ها و نیروهای اجرایی مؤسسه؛

6. تهیه وتنظیم قراردادهای مالی مؤسسه با مراکز، سازمان‌ها و ارگان‌های مختلف و پیگیری‌ لازم در خصوص عقد قرارداد‌های آموزشی‌ و تفاهم‌نامه‌ها و ... (مانند: مشخص کردن شرائط، تعهدات، مبالغ و ...)

7. تهیه گزارشات ماهانه مربوط به ساعت کار دانش‌پژوهان، پژوهش‌گران، اساتید راهنما، اعضای هیأت علمی و شورای سیاست‌گذاری؛

8. انجام امور مربوط به شهریه دانش‌پژوهان، پژوهش‌گران، اساتید راهنما، اعضای هیأت علمی و شورای سیاست‌گذاری؛

9. تهیه گزارشات ماهانه مربوط به ساعت کار نیروهای مؤسسه؛

10. انجام امور مربوط به حق الزحمه نیروهای مؤسسه؛

11. انجام امور مربوط به برگزاری و امور مالی اردوهای علمی و نظارت بر طی مراحل قانونی و اداری آن؛

12. ظرفیت سنجی در خصوص پذیرش تعداد دانش‌پژوه و اعلام به موقع آن به مرکز آزمون؛

13. مدیریت و نظارت بر انجام امتحانات مؤسسه؛

14. نظارت بر جذب و تأمین نیروی اجرائی مورد نیاز مؤسسه و اتخاذ تصمیمات لازم در این زمینه و در چهارچوب ضوابط اجرائی و مصوبات شورای سیاست گذاری؛

15. نگهداری پرونده‌های استخدامی جاری و راکد و تهیه و جمع آوری آمار و اطلاعات پرسنلی مورد نیاز مؤسسه؛

16. تدوین برنامه‌ها و خط مشی واحدهای تحت نظارت؛

17. نظارت بر انجام خدمات عمومی و تهیه وسائل و لوازم مورد نیاز مؤسسه؛

18. هماهنگی برای انجام امور مربوط به ثبت نام دانش‌پژوهان، محققان، اساتید راهنما و هیئات علمی؛

19. هماهنگی با سایر معاونت‌ها و واحدهای تحت سرپرستی ریاست مؤسسه به منظور پیشبرد برنامه و تحقق اهداف مؤسسه؛

20. برقراری ارتباط با وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و نهادها بر حسب مورد؛

21. نظارت بر تهیه و تنظیم دستورالعمل‌ها و بخش‌نامه‌های اداری مالی، تشکیلاتی و بودجه و ارائه طریق به واحدهای مختلف مؤسسه در چهارچوب قوانین مربوط؛

22. نظارت بر کنترل حضور و غیاب کارکنان و اتخاذ روش‌های مناسب در جهت امر حضور و غیاب کارکنان برابر مقررات مربوط؛

23. اولویت‌بندی و مدیریت هزینه‌های مؤسسه متناسب با سیاست‌های کلی مصوب شورای سیاست‌گذاری؛

24. بررسی پیش‌بینی درآمد و برآورد هزینه فعالیت‌ها، طرح‌ها و برنامه‌ها؛

25. نظارت بر امور دبیرخانه، چاپ و تکثیر و نامه‌رسانی؛

26. نظارت بر حفظ و نگهداری اموال منقول و غیر‌منقول مؤسسه و ثبت کامل مشخصات اموال در دفاتر و تهیه آمارهای لازم طبق مقررات مربوطه؛

27. نظارت بر مصرف اعتبارات عمومی و بودجه جاری و عمرانی و اختصاصی مطابق بودجه‌های مصوب و قوانین و مقررات مربوط؛

28. شرکت در جلسات شورای سیاست‌گذاری، معاونین و سایر جلسات داخلی مؤسسه که حسب ضوابط حضور معاون امور مالی اداری لازم است؛

29. کنترل کلیه اسناد و صورت حساب‌های مالی و حسابداری مربوط به حقوق و مزایا و کارپردازی و موارد مشابه؛

30. ثبت، طبقه‌بندی و تلخیص حساب‌های مالی مؤسسه؛

31. انجام خدمات مربوط به تنظیف وسائل و تأمین سوخت، روشنایی، تهویه و حرارت ساختمانها؛

32. انجام طرح‌های مربوط به بازسازی و تعمیر ساختمان مؤسسه؛

33. نظارت بر امور وسائط نقلیه و ارائه سرویس به واحدهای مختلف مؤسسه؛

34. انجام امور نگهبانی و انتظامات کلیه ساختمان‌های مؤسسه؛ 

35. تجهیز مؤسسه در زمینه وسائل ایمنی، جلوگیری از حریق، سرقت و نفوذ رطوبت به محل‌های نگهداری اسناد و اوراق و توجیه نگهبانان به اهمیت وظائف محوله؛

36. نظارت بر نگهداری و تعمیر دستگاه‌های ارتباطی و سفارشات لازم مبنی بر استفاده لازم و صحیح از تلفن‌های مؤسسه؛

37. نظارت برانجام امور کارپردازی، تدارکاتی، انبارداری به منظور تجهیز واحدهای مؤسسه؛

38. مراقبت در اداره انبار و تنظیم دفاتر اموال؛

39. انجام امور محوله از سوی شورای سیاست‌گذاری و مدیر مؤسسه؛

40. تهیه گزارش‌های لازم برای ارائه به مقام مافوق؛